Здравствуйте, уважаемые читатели блога Natalikes.ru. Совершить крупную бестактность посредством электронной почты гораздо проще, чем вы думаете.
Электронная почта очень популярный способ общения как в жизни, так и на работе, поэтому нужно правильно подбирать слова, понимать, что и кому, вы отправляете. Прежде чем поспешно накатать очередное письмо, ознакомьтесь с несколькими правилами, которые помогут вам избежать ошибок.
1. Не злоупотребляйте опцией «ответить всем»
Функцию «ответить всем» используйте только при необходимости и с осторожностью. Убедитесь, что все адресаты требуют вашего ответа, т.к. зачастую достаточно ответить только одному человеку, который направил вам письмо.
Конечно, каждая почтовая программа по-разному отображает это действие и вполне возможно вы можете не понять, что разослали свой грубый ответ о новом отпуске начальника отдела всем сотрудникам.
2. Будьте осторожны со скрытой копией
Скрытая копия позволяет добавить скрытого получателя так, чтобы остальные этого не заметили. Вы как будто берете его в свидетели переписки. Однако если «свидетель» нажмет «ответить всем» вместо того, чтобы ответить только вам, то все основные адресаты узнают, что в переписке участвует лишний. Вы можете попасть в неловкое положение.
3. Избегайте ругательств и проклятий
Помните, что электронная почта является постоянным документом и его могут использовать снова и снова, даже если его удалить – он может быть восстановлен и использован против вас.
Выпустив пар по электронной почте, вы не имеете никакого контроля над сообщением после того как отправили его.
Задумайтесь, ведь не все знакомы с вами лично, посылая проклятия даже в шуточной форме, вы можете разочаровать многих и показать себя не с лучшей стороны.
4. Грамматика
Даже если ваш начальник не отличается письменной грамотностью, это не повод расслабляться и допускать орфографические и иные ошибки при написании. Ведь это может войти в привычку и вы перестанете замечать ошибки и придавать им большое значение.
Пишите все предложения с заглавной буквы, не забывайте о запятых и орфографии, это выделит вас в хорошем смысле и подчеркнет ваши профессионализм и компетентность.
5. Отвечайте на письма
Во время рабочего дня не всегда есть возможность ответить на все поступающие письма. Уделите этому немного времени в конце дня. Стремитесь отвечать на письма в течение 24 часов, не позже.
Потратьте время даже на то, чтобы подтвердить получение письма, возможно кто-то переживает дошло оно до вас или нет. Однако не забывайте о здравом смысле и не отвечайте «спасибо» за «спасибо», если кто-то благодарит вас.
6. Аккуратно с клавишей Caps Lock
В электронной почте писать заглавными буквами означает, что вы кричите. Если вам нужно выделить слово, что используйте подчеркивание или звездочки.
7. Следите за размером вложений
Из-за 10 фотографий вашего нового щенка, почта вашего лучшего друга может надолго зависнуть или вызвать сбой в компьютере.
Сохраняйте файлы в формате PDF, который поможет избежать проблемы со скачиванием.
8. Смайлики
Если вы очень любите использовать смайлики, то по крайней мере избегайте их использования в деловой переписке. Иначе вы станете похожи не на профессионала, а на старшеклассника.
В конце письма обязательно должны стоять ваша подпись, которая включает: полное имя, должность, рабочий адрес и телефон.
P.S. Если статья была Вам интересна, нажмите на кнопочки соц.сетей:) Спасибо!
Традиционное видео на десерт: Электронная почта будущего:
Пункт 5 правил этикета я бы немного перефразировал — отвечать на письма нужно только в том случае, если это не спам.
Эта статья была бы очень актуальна при регистрации почтового ящика. И еще добавлю: очень удобно иметь несколько почтовых ящиков — рабочий и отдельно для личной переписки. У меня, например, в рабочем сохранены данные из пункта 8. При этом, в личной переписке они абсолютно не нужны.
Я в почте открываю только те письма, если я знаю точно, что они пришли именно мне, то есть от моих каких либо действий в инете. Другие сразу удаляю.
Насчет PDF не совсем согласен — нужно убедиться, что человек сможет его открыть.